各研究生培养单位：

毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。按照学校档案馆毕业工作要求，同时为深入推进校院两级管理体制改革，理顺档案工作体制机制，确保我校毕业研究生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续有关工作通知如下：

一、毕业研究生人事档案整理转递工作流程

（一）学院领取相关档案材料

1.领取材料内容：

（1）硕士/博士毕业生档案袋、业务档案盒；

（2）学位研究生录取登记表。

2.领取时间地点：2022年5月26日——2022年5月27日,研究生院学生管理科和招生管理科；

3.领取相关材料必须签字确认。

（二）学院整理档案材料

    1.毕业研究生按《研究生人事档案目录》整理人事档案材料；

    2.毕业研究生按《研究生业务档案材料目录》整理业务档案材料；

    3.各学院负责毕业生人事档案的审核、粘贴密封条并盖章，以及业务档案的审核工作。

（三）学院转递业务档案至研究生院：

    1.时间地点：5月30日——6月1日（三天），研究生院学位管理科（10110室）

    2.要求：

    （1）业务档案所有材料均不需要装订；

    （2）所有材料需加盖学院公章；

    （3）按要求完成业务档案盒的填写：用铅笔在业务档案盒侧脊自上而下标明学院、学生姓名、学号；档案材料分别按博士、硕士学号从小到大排列；

    （4）研究生业务档案目录所列条目为所有项，毕业生业务档案中没有的条例打印目录时“份数”填“0”；

    （5）论文定稿（含签名）：硕士研究生一式两份，博士研究生一式三份，业务档案盒中放1本，剩下以学院为单位提交研究生院。

二、研究生人事档案邮寄工作安排

（一）毕业研究生报到证办理

    1.研究生院将统一分两批次集中办理毕业研究生报到证，第一次集中办理报到证时间预计为5月23日左右；

    2.定向生原则上统一由研究生院办理报到证至定向单位。

（二）毕业研究生档案邮寄

1.研究生院将统一邮寄集中办理了报到证、档案整理完成并封档的毕业生人事档案，仅集中邮寄一次；

2.办理完成相关手续的毕业生，登录研究生管理系统填报档案邮寄信息，研究生院通过中国邮政“EMS”档案邮寄专用通道寄送；

3.未办理报到证、档案不完整的毕业生人事档案由学院负责保管以及后续的寄送工作。

三、其他注意事项

（一）严肃档案管理纪律。

1.各培养单位要高度重视档案工作，必须指派一名老师作为毕业生档案整理寄送工作的负责人，根据档案整理要求和时间进度表，完成本单位毕业研究生档案整理和寄送工作；

2.不得委派研究生单独领取、整理和寄送学生档案；

3.各种档案材料的转递需要清单明确，负责老师签字确认；

4.严格执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全，严禁擅自涂改、伪造，严禁为他人改动档案信息提供方便，严禁本人查阅或借用本人及直系亲属档案。

（二）规范档案产生过程

1.确保档案材料必须完整齐全；

2.确保档案签章完整规范；

3.确保档案内签字规范：黑色。

吉首大学研究生院

2022年5月18日